ایجاد یک دفتر دیجیتالی و بدون کاغذ با سیستم مدیریت اسناد PaperOffice QNAP
ضرورت مدیریت اسناد و پرونده های مختلف که بخشی به صورت کاغذی و آنالوگ می باشد و بخش دیگر به صورت دیجیتالی و همچنین برقراری تعادل کارآمد بین آن ها، کمپانی کیونپ را بر آن داشت تا با ارائه یک راه حل جدید نظیر PaperOffice QNAP مشتریان خود را در کسب یک تجربه لذت بخش برای مدیریت اسناد همراهی نماید.
در دنیای دیجیتالی امروز که زندگی و کسب و کار در حال گذار از فضای آنالوگ به سمت دیجیتالی شدن می باشد؛ مدیریت اسناد، اوراق و پرونده ها یکی از معضلات جدی شما در برخورد با حجم عظیم اطلاعاتی است که در هر لحظه سوی شما روانه می شود. چه در خانه باشید و یا در دفتر کار خود فرقی نمی کند؛ سیل اطلاعات همواره به سمت شما جاری است. از قبوض ساده آب و برق گرفته تا سایر اسناد مالی و پرونده های کاری. به راحتی قادر خواهید بود کلیه فایل های متنی و پرونده های خود را مدیریت نموده و از قابلیت دسترسی سریع به آن ها برخوردار شوید.
در ادامه این مقاله به معرفی کامل ویژگی ها و قابلیت های PaperOffice QNAP خواهیم پرداخت و این نرم افزار را از جنبه های گوناگون مورد بررسی قرار خواهیم داد. لطفا با ما همراه باشید.
PaperOffice QNAP مسیر جدیدی را برای مدیریت یک دفتر کار دیجیتالی در اختیار شما قرار خواهد داد
تفاوت در شیوه های مختلف مدیریت و بایگانی اسناد
بررسی تفاوت های میان شیوه های متفاوت مدیریت اسناد که طی نسل های مختلف مورد استفاده قرار می گرفت می تواند در درک درست از انقلابی که PaperOffice QNAP در زمینه مدیریت اوراق پدید آورد کمک کننده باشد.
شیوه سنتی مدیریت اسناد با انباشته کردن کاغذ ها، پوشه ها و زونکن ها
در شکل سنتی مدیریت اسناد کلیه فایل ها و پرونده ها به صورت فیزیکی در پوشه ها و زونکن های مختلف با استفاده از برچسب های متفاوت طبقه بندی می شد. این شیوه مدیریتی علاوه بر فضای زیادی که به خود اختصاص می داد زمان بر نیز بود و هزینه های زیادی را به مجموعه تحت مدیریت تحمیل می کرد. همچنین می بایست از کلیه اوراق دیجیتالی پرینت گرفته می شد که با افزایش استفاده از اوراق دیجیتالی، فرایند مدیریت اسناد به امری طاقت فرسا مبدل گشت.
ظهور مدیریت دیجیتالی اسناد و مشکلات مربوط به آن
بحث مدیریت دیجیتالی اسناد پیش از ظهور PaperOffice QNAP مطرح شد اما این روش نیز سختی ها و مشکلات مربوط به خود را به همراه داشت. در مدیریت دیجیتالی اسناد پرونده های فیزیکی جای خود را به نسخه های دیجیتال دادند که با کلید واژه ها و برچسب های (Tag) مربوط به خود طبقه بندی و ذخیره می شد. از این رو استفاده از درایو های حافظه و یا سرور ها به منظور فضای بایگانی رواج پیدا کرد.
علی رغم تمام ویژگی های مثبت این روش به نسبت شیوه مدیریت سنتی، مواردی نظیر ضرورت به کارگیری کارکنان آموزش دیده، فراهم نمودن زیرساخت های فناوری اطلاعات که هزینه زیادی را برای کسب و کار ها در بر داشت و مشکلات مربوط به عدم دسترسی سریع به اطلاعات ذخیره شده به مرور زمینه را برای پیدایش PaperOffice QNAP فراهم نمود.
پیدایش PaperOffice QNAP و انقلابی که در زمینه مدیریت دیجیتال اسناد پدید آورد
کمپانی کیونپ با آنالیز نیاز های مشتریان خود دریافت که استفاده از سیستم مدیریت دیجیتالی اسناد تنها زمانی نتیجه می دهد که افراد و کسب و کار ها بتوانند بدون نیاز به دانش تخصصی و با صرف هزینه کم، اسناد را با دقت بالا و در کمترین زمان ممکن طبقه بندی و ذخیره نمایند. همچنین برای کسب و کار ها بسیار ضروری است که ضمن تامین امنیت داده ها، امکان دسترسی و اشتراک گذاری اسناد و یا استفاده از آن ها را در سایر پروسه های اتوماسیون داشته باشند. از این رو کیونپ به توسعه PaperOffice QNAP و هماهنگ سازی آن با ذخیره ساز های کیونپ پرداخت.
PaperOffice QNAP استانداردهای جدیدی در مدیریت دیجیتال اسناد تعیین می کند. دیجیتالی شدن اسناد کاغذی، بایگانی ایمیل بدون بازبینی، تشخیص متن با عملکرد بالا، جستجوی کلمات کلیدی با کمک تکنولوژی تشخیص هوشمند متن، استفاده از انواع فیلتر برای سهولت در دسترسی، استفاده از هوش مصنوعی برای ذخیره سازی هوشمند و سریع اطلاعات، تنها بخشی از قابلیت های PaperOffice QNAP است.
PaperOffice QNAP استانداردهای جدیدی در مدیریت دیجیتال اسناد تعیین کرده است
PaperOffice QNAP تمامی این امکانات را بدون نیاز به داشتن تخصص و با هزینه هایی بسیار کمتر از شیوه های مدیریتی قبلی در اختیار کاربران قرار می دهد.
آنچه PaperOffice QNAP را منحصر به فرد می کند
دیجیتالی شدن اسناد کاغذی، بایگانی ایمیل بدون حسابرسی، به علاوه جستجوی پیشرفته و مدیریت اسناد؛ همگی به طور کامل در PaperOffice QNAP ادغام شده است. از این رو راه اندازی کامل دفتر کار دیجیتال را به سادگی امکان پذیر می کند. در ادامه ویژگی های این سرویس نرم افزاری را بیشتر مورد بررسی قرار می دهیم.
دورکاری با PaperOffice QNAP بدون نیاز به فضای ابری
مشاغلی که واحد های کاری آن ها غیر متمرکز و مستقل از مکان پایگاه داده است با استفاده از PaperOffice QNAP به راحتی قادر خواهند بود با سرعت بالا به فعالیت های خود ادامه دهند. PaperOffice QNAP این کار را بدون نیاز به صرف هزینه برای فضای ابری قابل انجام می کند. این نرم افزار به منظور تسهیل در فرآیند دورکاری خدمات زیر را نیز ارائه می کند.
استفاده از پوشه های ذخیره سازی دیجیتال
PaperOffice QNAP همه اسناد را در پوشه های دیجیتالی ذخیره می کند و برای جلوگیری از داده های تکراری آن ها را به صورت مجازی به هم پیوند (Link) می دهد. از این رو اسنادی که برای چندین پروژه مختلف مورد نیاز است به لطف این قابلیت PaperOffice QNAP بدون ذخیره داده های تکراری توسط کاربران قابل دسترسی و استفاده است.
امکان ایجاد پوشه های مجازی به صورت نامحدود و سفارشی شده
در PaperOffice QNAP می توانید به تعداد دلخواه پوشه ایجاد کنید و با استفاده از علائم بصری نظیر رنگ ها و نماد ها، آن ها را از هم متمایز کرده و یا گروه بندی نمایید تا در یک نگاه و بدون صرف زمان قابل تشخیص باشند.
FolderLock یکپارچه برای کنترل دسترسی کاربر
شما می توانید در PaperOffice QNAP به طور کامل و ایمن سطح دسترسی کاربران در دفاتر و مکان های مختلف به پوشه ها و محتویات آن ها را تعیین نمایید. با استفاده از این قابلیت بدون نیاز به سیستم نظارت مرکزی قادر خواهید بود به صورت خودکار امنیت اسناد خود را تامین نمایید.
ذخیره خودکار ایمیل ها و پیوست های مربوطه در پوشه های مشترک
ماژول OutlookConnect به نوبه خود امکان وارد کردن سریع و بصری ایمیل ها را بدون هیچ گونه نرم افزار واسطه ای فراهم می کند. ذخیره ایمیل ها و پیوست های مربوطه در پوشه های مشترک، بهترین نمای کلی را برای طبقه بندی بهتر و دسترسی سریع تر ایجاد می کند. همچنین بایگانی پست الکترونیکی بدون حسابرسی، تمام الزامات قانون گذار را برآورده خواهد کرد (مطابقت GoBD).
اسناد ذخیره شده در کیونپ NAS را با سرعت بالا پیدا کرده و ارسال کنید
با موتور جستجوی داخلی PaperOffice QNAP و نمایه سازی هوشمند متن OCR می توانید اسناد خود را با شیوه ای بسیار کارآمد مدیریت کرده و مشخص نمایید کدام بخش از اسناد برای کابران قابل نمایش باشد. نمایه سازی هوشمند متن OCR حتی امکان ترجمه کد های QR را نیز برای شما فراهم می کند.
نمایه سازی کامل متن و فیلترهای جستجو OCR
PaperOffice QNAP درست مانند Google با استفاده از موتور جستجوی یکپارچه، جستجوی متن کامل و فیلتر عملکردهای اضافی، محتوای متنی همه اسناد را در عرض چند ثانیه بررسی می کند و نتایج را به شما نمایش می دهد. علاوه بر این، PaperOffice QNAP با تشخیص متن چند زبانه می تواند مستقیما از طریق محتوای متن هرگونه سندی را که در جست و جوی آن هستید را برای شما پیدا کند.
موتور جستجوی شخصی شما برای اسناد ذخیره شده در QNAP NAS
PaperOffice QNAP تشخیص متن OCR را برای هر نوع سندی انجام می دهد، محتوای متن کامل را نمایه می کند و قوی ترین ابزار جستجوی DMS در جهان را از طریق جستجوی پیشرفته مبتنی بر SQL در اختیار شما قرار می دهد. مهم تر اینکه همه این امکانات بدون نیاز به دانش تخصصی در دسترس کاربران قرار می گیرد.
همه اسنادی که در PaperOffice QNAP ذخیره می کنید به طور خودکار با PaperOffice FileOCRmax، به طور کامل به رسمیت شناخته شده و ضمن بهینه سازی با فرهنگ لغت های صنعتی در پایگاه داده SQL شما برای جستجوی کامل کلمات کلیدی فهرست بندی می شود.
PaperOffice QNAP تشخیص کامل متن را برای هر نوع سندی (متن، تصویر و یا سایر فرمت ها) انجام می دهد و بیش از 160 زبان را پشتیبانی می کند. این ویژگی به شما امکان این را می دهد که جست و جوی خود را به طور کامل در بین اسناد PDF، Word، اسناد آنالوگ و موارد اسکن شده انجام دهید.
جستجوی پیشرفته و فیلترهای مختلف برای انجام جستجوی مشابه گوگل
جستجوی پیشرفته PaperOffice QNAP تضمین می کند که هرگونه سندی را بدون توجه به جزئیات آن بلافاصله پیدا کنید. حتی می توانید کل لیست ها را مجددا فیلتر نموده و یا فایل مورد نظر را به سایر نرم افزار ها مانند Excel صادر و ویرایش کنید.
با PaperOffice QNAP همه فعالیت ها را با پردازش مبتنی بر هوش مصنوعی به صورت خودکار درآورید
سیستم بایگانی خودکار PaperOffice QNAP از فناوری یادگیری هوش مصنوعی(PIA) برای تشخیص، طبقه بندی و ذخیره همه اسناد تازه اضافه شده بر اساس ویژگی های بصری و کلمات کلیدی استفاده می کند.
فناوری یادگیری هوش مصنوعی(PIA) به طور مداوم در حال یادگیری و تبدیل ذخیره سازی عملیاتی به ذخیره سازی هوشمند اطلاعات است تا با یادگیری و الگوبرداری از شیوه مدیریتی شما بهترین خدمات را در خصوص مدیریت اسناد ارائه نماید. PaperOffice QNAP به دلیل اتوماسیون بالای خود، زمان زیادی را صرفه جویی می کند و به این طریق از هدر رفت سرمایه جلوگیری می نماید. تکنولوژی هوش مصنوعی درPaperOffice QNAP مهم ترین داده های سند را جستجو می کند، آن را هوشمند می خواند و سپس سند را به طور خودکار طبقه بندی می کند. بیش از 13 مقدار مختلف را می توان به طور خودکار توسط PIA PaperOffice QNAP استخراج کرد. مواردی مانند تاریخ سند، نوع سند، کلمات کلیدی، زبان سند و داده های سند (مجموع، ارز و غیره) به طور هوشمند تشخیص داده شده و برای استخراج کلید واژه قابل دسترسی هستند.
همه اسناد خود را به طور مستقل و ایمن بدون نیاز به فضای ابر ذخیره کنید
PaperOffice QNAP تمام اطلاعات را مستقیماً در پایگاه های داده MySQL و MariaDB ذخیره می کند. به این ترتیب قابلیت اجرای مستقل از موقعیت مکانی پایگاه داده را دارا می باشد.صرف نظر از اینکه PaperOffice QNAP روی چه پلتفرمی نصب خواهد شد، می توان از همخوانی آن با هر نوع سرور مشترک پایگاه داده MySQL و MariaDB اطمینان داشت. PaperOffice QNAP از سرورهای سفارشی MySQL و MariaDB هم پشتیبانی می کند.شما می توانید سرور پایگاه داده خود را با MySQL و MariaDB تنظیم کرده و پایگاه داده خود را برای PaperOffice QNAP ایجاد نمایید. همه داده های PaperOffice QNAP مستقیما در سرور پایگاه داده سرور شما ذخیره می شود و به شما کنترل کامل و بدون محدودیت بر تمام داده ها را می دهد. در واقع این سرویس نرم افزاری به طور پویا اتصال پایگاه داده و بهترین متغیرهای مانیتورینگ را بهینه می کند.
سرویس نرم افزاری PaperOffice QNAP و امکاناتی که سبک زندگی و کسب و کار شما را دگرگون می کند
پشتوانه کمپانی کیونپ در توسعه و همگام سازی PaperOffice QNAP با دستگاه های ذخیره ساز کیونپ، دانش و تجربه ای 20 ساله در زمینه مدیریت و بایگانی اسناد و همچنین شناسایی دقیق نیاز های روز مشتریان می باشد. بدیهی است که در این پروسه تلاش شده تا به کلیه خواسته های کاربران پاسخ داده شود. علاوه بر این، ارائه آپدیت های مختلف خیال کاربران را از رفع نیاز هایی که در آینده ممکن است با آن مواجه شوند راحت می کند.
آسان شدن زندگی و کسب و کار با PaperOffice QNAP
PaperOffice QNAP تمام اطلاعات شما را در دفتر دیجیتال جدید شما متمرکز می کند و این کار را با امنیت بالا و بدون نیاز به فضای ابر انجام می دهد. موتور جستجوی فوق العاده سریع PaperOffice QNAP، هوشمندی بالا به وسیله پردازش هوش مصنوعی داخلی و قابلیت نصب، راه اندازی و ادغام در کلیه ذخیره ساز های کیونپ، شیوه مدیریت اسناد را به صورت قابل توجهی تسهیل می کند.
کلیه نیاز های یک دفتر دیجیتال در یک نرم افزار
PaperOffice QNAP با بیش از 740 عملکرد داخلی، API و OnlineServices، هر کاری را که برای مدیریت فناوری اطلاعات نیاز دارید برای شما انجام می دهد. تا کنون هیچ ماژولی قادر نبوده است این همه قابلیت را به سیستم ذخیره ساز های تحت شبکه اضافه نماید.
صرفه جویی واقعی در وقت و هزینه
با استفاده از PaperOffice QNAP هرگز با جست و جوی چند باره برای یافتن اسناد خود مواجه نخواهید شد. به علاوه این سرویس نرم افزاری، با به حداقل رساندن زمان انتظار برای انجام وظایف و عدم نیاز به دانش تخصصی در حوزه فناوری اطلاعات که سبب کاهش وابستگی به نیروی کار متخصص می شود، سبب صرفه جویی در زمان و هزینه شما می گردد. PaperOffice QNAP امکان انجام کار های مختلف را صرف نظر از موقعیت مکانی فراهم می کند که این عامل در کسب و کارهایی که از پرسنل دورکار بهره می برند بسیار سودمند خواهد بود.
کارایی بالا و هزینه بسیار کمتر نسبت به سایر سیستم های مدیریت اسناد
PaperOffice QNAP یک راه حل کامل و با هزینه مطلوب است که پیشرفته ترین خدمات را در حوزه مدیریت اسناد و دفتر دیجیتال در اختیار کاربران قرار می دهد. شما می توانید با صرف یک هزینه بسیار کم کلیه اوراق و اسناد خود را در خانه و یا محل کار خود بایگانی و مدیریت نمایید و از قابلیت های بی نظیر PaperOffice QNAP در رفع مشکلات مربوط به مدیریت اسناد استفاده کنید.
بالاترین نرخ نوآوری و سریع ترین فرکانس به روز رسانی
مشاغل همواره با چالش های مدیریتی جدیدی روبه رو می شوند و نیاز های آن ها دائما در حال تغییر است. PaperOffice QNAP به طور متوسط هر 14 روز یکبار آپدیت های جدیدی را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهد تا بتوانند با کمک آن کلیه نیاز های روز خود را پاسخ دهند. از این رو به جرات می توان گفت PaperOffice QNAP یک سرمایه گذاری مطمئن برای آینده است.
سرویس نرم افزاری PaperOffice QNAP سبک زندگی و کسب و کار شما را دگرگون می کند
هماهنگی کامل دستگاه های ذخیره ساز کیونپ با PaperOffice QNAP
معماری هماهنگ PaperOffice QNAP با دستگاه های ذخیره سازی تحت شبکه کیونپ راه حل مناسبی برای مدیریت جامع اسناد در دفتر دیجیتال است. QNAP مجموعه بزرگی از مدل های NAS را عرضه نموده است که بدون وجود کمترین مشکلی PaperOffice QNAP را اجرا می کنند.
دستگاه های ذخیره ساز کیونپ برای اجرای PaperOffice QNAP به صورت 24 ساعته در 7 روز هفته طراحی شده اند؛ از این رو در استفاده مداوم از کیونپ NAS خود برای مدیریت تمام وقت اسناد و پرونده ها مشکلی نخواهید داشت.
PaperOffice QNAP به طور خاص برای سیستم های رایانه ای مدرن که بر روی سیستم عامل های 64 بیتی Windows 10 اجرا می شوند، طراحی شده است. متخصصان شاغل در کیونپ اغلب توصیه می کنند که به منظور بهره وری بالاتر در هنگام استفاده از PaperOffice QNAP، سیستم کامپیوتری مورد نظر می بایست دارای پردازنده های Intel Core i5 یا جدیدتر باشد.
راه اندازی PaperOffice QNAP روی دستگاه های ذخیره ساز کیونپ
شما می توانید PaperOffice QNAP را به صورت یکپارچه و آسان در QNAP NAS راه اندازی نمایید. با توجه به هماهنگی کامل ذخیره ساز های کیونپ با این سرویس نرم افزاری، این کار به راحتی توسط افراد امکان پذیر است. موارد زیر به طور خلاصه و در سه مرحله نحوه اجرای یک دفتر دیجیتال را نشان می دهد.
1. QNAP NAS خود را آماده کنید
سرور پایگاه داده MySQL 5.5 یکپارچه QNAP NAS را پیکربندی کرده و یک کاربر برای PaperOffice QNAP اضافه کنید.
2. PaperOffice QNAP را بارگیری و نصب کنید
برای بارگیری PaperOffice QNAP روی Windows-Installer کلیک نموده و دستورالعمل های راه اندازی را دنبال کنید. پس از اتمام نصب نیز PaperOffice QNAP را راه اندازی کنید.
3. PaperOffice QNAP را به دستگاه ذخیره ساز خود متصل نمایید
برای ایجاد یک حساب کاربری روی ادامه کلیک کنید و دستورالعمل های پایگاه داده را دنبال کنید تا به QNAP خود متصل شوید.
PaperOffice QNAP راه حل نهایی شما برای ایجاد یک دفتر کار دیجیتال و بدون کاغذ است. با استفاده از این سرویس نرم افزاری، قادر خواهید بود اسناد را با دسترسی سریع (امکان دسترسی به هر نوع اطلاعاتی) مدیریت نمایید. PaperOffice QNAP بیشترین ارزش را برای ایمنی قائل می شود و راهکار های قابل اطمینانی برای حفاظت و حراست از اسناد بایگانی شده ارائه نموده است. بر خلاف باور برخی افراد PaperOffice QNAP یک روش ذخیره سازی ابری نیست بلکه همه اسناد با رمزگذاری نظامی AES حداکثر تا 1024 بیت به صورت محلی (Local) ذخیره می شوند. بنابراین کنترل آن ها همیشه در اختیار شما خواهد بود.همه اسناد و اطلاعات در پایگاه داده متمرکز MySQL که PaperOffice QNAP به طور خودکار در دستگاه ذخیره ساز کیونپ شما تنظیم کرده است؛ ذخیره، ایمن و رمزگذاری می شود. سیستم بایگانی خودکار PaperOffice QNAP از فناوری یادگیری هوش مصنوعی برای تشخیص، طبقه بندی و ذخیره همه اسناد استفاده می کند و آن ها را پس از ذخیره بر اساس ویژگی های بصری و کلمات کلیدی طبقه بندی می نماید. با توجه به معماری منحصر به فرد PaperOffice QNAP و هماهنگی کاملی که با دستگاه های ذخیره ساز کیونپ دارد، مدیریت 24 ساعته و 7 روز هفته دفتر دیجیتال شما را میسر می کند و با تحول سیستم، مدیریت اسناد و پرونده ها تجربه لذت بخشی را برای شما رقم خواهد زد.